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企業内での文書の管理

パソコン

ソフト利用の利点

社内で作成された文書を管理するための文書管理ソフトを導入し、文書管理する企業が多い。文書管理ソフトを活用することには、様々な利点がある。企業では、作成された文書を一定期間保管する必要がある。通常、契約書や購入書などの文書では3年間など保管期限を設けられている。これらの保管期間中は、適切に管理していく必要がある。文書管理ソフトでは、作成された文書の保管期間を設定することができ、その期間内は管理するといった指定を行うことができる。また、文書を一元管理できることも利点である。各所が文書を作成する場合、同じ条件のものを異なった内容で作成してしまうと問題が起きるケースがある。その為、1か所で管理されることは重要な要素である。文書管理ソフトでは、一元管理を得意としており、修正点をバージョンとして管理していくこともできる。バージョンとして管理することで変更点を明確にできたり、古いバージョンの文書に戻すなどの操作を行うことも可能になる。その他、文書を探しやすくなることも文書管理ソフトを活用する大きなメリットである。管理されていない文書を探す場合には、多くの手間暇がかかる。文書管理システムでは、文書内容の概略やキーワードを設定することができ簡単に検索することが可能になる。文書管理システムを導入する場合、セキュリティが重要である。企業内の文書を一括管理することになるため、漏洩した場合の問題が大きくなるためである。